Welcome PCO

corporate_2
corporate_1
corporate_4
corporate_3

Σχεδιασμός Συνεδρίου και διαχείριση προγράμματος

Η WELCOME, διαθέτει την τεχνογνωσία και την εμπειρία για διοργάνωση κάθε είδους συνεδρίου και εκδήλωσης. Έχοντας ως σύμμαχο την άρτια εκπαιδευμένη ομάδα επαγγελματιών που απαρτίζει το τμήμα συνεδρίων καθώς και όλες τις νέες τεχνολογίες, η WELCOME αποτελεί τον συνεργάτη και σύμβουλο καθ’ όλη την διάρκεια ενός συνεδρίου σας, εξασφαλίζοντας την επίτευξη των στόχων και ταυτόχρονα καθιστώντας την διοργάνωση κερδοφόρα και μοναδική.

Πρώτο βήμα είναι ο λεπτομερής σχεδιασμός του στρατηγικού πλάνου και η σύνταξη του προϋπολογισμού, ο οποίος θα προκύψει από έρευνα, σε βάθος, των αναγκών καθώς και τον επιθυμητών στόχων. Επόμενο βήμα, είναι η δημιουργία του χρονοδιαγράμματος ενεργειών και η τήρηση αυτού. Κάθε διοργάνωση επιβλέπεται από μία ομάδα, η οποία απαρτίζεται από:

  • Project Leader
  • Project manager
  • Program supervisor

Η ομάδα υποστηρίζεται από τα εσωτερικά τμήματα της WELCOME και συγκεκριμένα από το τμήμα marketing, το τμήμα χορηγιών / εκθέσεων, εγγραφών, ξενοδοχείων, εισιτηρίων και μετακινήσεων.

Το επιστημονικό πρόγραμμα αποτελεί ένα από τους πιο σημαντικούς και νευραλγικούς τομείς κάθε επιστημονικής εκδήλωσης. Ο σχεδιασμός και η διαχείριση του προγράμματος είναι εξαιρετικά σημαντικά και εξειδικευμένοι συντονιστές προγράμματος, συνεργάζονται στενά με την Οργανωτική Επιτροπή, στην έρευνα, σύνταξη και διαχείριση ενός άρτια καταρτισμένου προγράμματος. Αυτό περιλαμβάνει μεταξύ άλλων: υποβολή περιλήψεων και εργασιών, διαχείριση αυτών, ομιλητές, συνεδρίες, στρογγυλές τράπεζες, διαλέξεις, διαχείριση αλληλογραφίας.

Destination & On-Site Management

Η επιλογή του συνεδριακού χώρου αποτελεί σημαντική απόφαση στην φάση του σχεδιασμού έως την υλοποίηση της κάθε εκδήλωσης. Η WELCOME με γνώμονα τις ανάγκες, θα σας καθοδηγήσει στην εύρεση του καταλληλότερου τόπου και χώρου διεξαγωγής.

Μεταφορές, ξενοδοχειακές κρατήσεις και αεροπορικές κρατήσεις (μέσω online εξειδικευμένου λογισμικού), on site γραμματειακή υποστήριξη, επισιτιστικά, έκθεση αναλαμβάνονται εξ ολοκλήρου από την WELCOME.

Ο συντονισμός και η συνεχής παρακολούθηση, σε συνδυασμό με την χρήση όλων των τεχνολογικά προηγμένων συστημάτων, εξασφαλίζουν την ομαλή και απροβλημάτιστη ροή κάθε εκδήλωσης από την αρχή έως το τέλος.

Καινοτόμες Τεχνολογίες

Με στόχο να ενισχύσουμε την εμπειρία των συμμετεχόντων, οι πρωτοποριακές, καινοτόμες τεχνολογικές λύσεις της WELCOME περιλαμβάνουν:

  • Ιστοσελίδες συνεδρίου με αποκλειστικό περιεχόμενο
  • On line εγγραφές
  • On line υποβολή περιλήψεων / εργασιών
  • On site σταθμοί προεγγραφών και νέων εγγραφών
  • Social media campaigns
  • Εφαρμογές για smart phones, tablets
  • ePosters
  • Barcode systems ωρών παρακολούθησης
  • Online αξιολογήσεις

ePosters technology: ένας μοναδικός συνδυασμός με διαδραστικό και επιστημονικό περιεχόμενο. Οθόνες υψηλής ευκρίνειας σε επιδαπέδιες βάσεις στήριξης, συνδεδεμένες με tablets. Φιλικό προς τον χρήστη περιβάλλον, δυνατότητα αναζήτησης είτε με αριθμό εργασίας είτε με τίτλο είτε με συγγραφέα.

Congress Application: εφαρμογή για κάθε τύπου smart phone και tablet, παραμετροποιημένη ώστε να ικανοποιεί τις εκάστοτε ανάγκες μίας εκδήλωσης, δίνοντας με ευκολία στους συμμετέχοντες, την δυνατότητα να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες όπως το πρόγραμμα, τις ώρες παρακολούθησης, να υποβάλουν αξιολογήσεις, να συμμετάσχουν σε ψηφοφορίες, να υποβάλλουν ερωτήματα σε πραγματικά χρόνο και πολλές ακόμα δυνατότητες.

Χορηγίες και διοργάνωση έκθεσης

Η δημιουργία του πακέτου χορηγικών δραστηριοτήτων και της τιμολογιακής πολιτικής, συντάσσεται αφού πρώτα έχει προηγηθεί μελέτη των κείμενων διατάξεων (ΕΟΦ, ΣΦΕΕ), έχει γίνει μελέτη των εν δυνάμει χορηγών και έχει συνταχθεί στρατηγικό / marketing πλάνο.

H εις βάθος ανάλυση των αναγκών κάθε εκδήλωσης, θα εστιάσει στην προσέλκυση στοχευμένου κοινού, κάνοντας χρήση των νέων τεχνολογιών (social media, newsletters, on line διαφημιστικές καμπάνιες), σε τακτά χρονικά διαστήματα και σημαντική προβολή της διοργάνωσης σε κανάλια επικοινωνίας, εξασφαλίζοντας την συνεχή ανάπτυξη της έως την ημερομηνία έναρξης.

Προσφέροντας καινοτόμες υπηρεσίες πλέον των κλασικών, αυξάνουμε τα ανταποδοτικά οφέλη και κάθε χορηγός ή εκθέτης γίνεται πραγματικός συνεργάτης της εκδήλωσης. Ο σχεδιασμός, η κατασκευή και η διαχείριση της έκθεσης, γίνονται με απόλυτο επαγγελματισμό, βελτιστοποιώντας το αποτέλεσμα. Οι εξειδικευμένοι συνεργάτες μας είναι άρτια καταρτισμένοι και διασφαλίζουν την απρόσκοπτη λειτουργία της έκθεσης.

Οικονομική διαχείριση

Η φιλοσοφία της WELCOME διέπεται από την διαφάνεια. Συνεργαζόμαστε με τους πελάτες μας, ώστε να αυξήσουν την κερδοφορία τους, διατηρώντας χαμηλό κόστος και παραμένοντας στον προϋπολογισμό, χωρίς να κάνουν την παραμικρή έκπτωση στην ποιότητα. Η WELCOME έχει ένα ισχυρό δίκτυο συνεργατών, το οποίο της δίνει το πλεονέκτημα να παρέχει τις καλύτερες δυνατές υπηρεσίες στις χαμηλότερες δυνατόν τιμές. Η WELCOME παίρνει εξ αρχής την πλήρη ευθύνη για την επένδυση της κάθε εκδήλωσης, ενώ επωμίζεται με το χρηματοοικονομικό ρίσκο από την αρχή έως το τέλος. Οι πελάτες μας γνωρίζουν πολύ καλά ότι μπορούν να αισθάνονται ασφαλείς και σίγουροι ότι οι στόχοι τους θα επιτευχθούν.

Εάν αυτό που ζητάτε στον συνεργάτη σας είναι η αμεσότητα, η οργανοτικότητα, η υπευθυνότητα, ο επαγγελματισμός και η ικανότητα να κατανοεί πλήρως τους στόχους και τις ανάγκες σας, επικοινωνήστε μαζί μας για μια προσωπική συνάντηση.

Συνεδριακές Υπηρεσίες

  • Σχεδιασμός συνεδρίου/χρονοδιάγραμμα εργασιών
  • Προτάσεις για εύρεση κατάλληλου χώρου διεξαγωγής και τουριστικών υπηρεσιών
  • Χρηματοοικονομική ανάλυση και σύνταξη προϋπολογισμού
  • Εναρμόνιση συνεδρίου βάσει των κατευθυντήριων οδηγιών επίσημων φορέων (ΕΟΦ, ΣΦΕΕ, ΠΙΣ)
  • Διαχείριση εργασιών
  • Διαχείριση επίσημων προσκεκλημένων
  • Επιστημονικό πρόγραμμα
  • Χορηγικές προτάσεις και στρατηγικό πλάνο ανάπτυξης πωλήσεων
  • Διαχείριση έκθεσης
  • Υπηρεσίες γραμματειακής υποστήριξης
  • Διοργάνωση και επίβλεψη όλων των παράλληλων κοινωνικών εκδηλώσεων
  • On-line υπηρεσίες προβολής και προώθησης
  • Τεχνικός εξοπλισμός και οπτικοακουστικά μέσα
  • Υπηρεσίες διερμηνείας και μετάφρασης
  • Επεξεργασία και παραγωγή υλικού σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή
  • Εφαρμογή νέων τεχνολογιών
  • Πράσινη ανάπτυξη συνεδρίου
  • Προτάσεις εταιρικής κοινωνικής ευθύνης επιστημονικού φορέα